Les organisations qui répondent aux critères doivent soumettre leurs formulaires de demande avant la date limite. Le Conseil RHiM passe en revue toutes les demandes soumises. Il communique avec tous les demandeurs dans les 10 jours suivant la date limite pour leur indiquer si leur organisation a été approuvée.
Dès qu’une organisation approuvée (alors appelée « organisation d’embauche ») trouve un stagiaire, le Conseil RHiM lui fait parvenir les documents suivants par courriel :
- Contrat de l’organisation d’embauche
- Formulaire pour les virements électroniques de fonds (VEF)
- Formulaire de renseignement sur la participation pour commencer le stage
- Précisions sur le paiement de la subvention salariale
Les stagiaires doivent signer et envoyer le contrat du stagiaire et le formulaire de renseignements sur le participant. Les organisations d’embauche doivent signer et envoyer leur contrat et le formulaire pour les virements électroniques, ainsi qu’un chèque annulé.